Een nieuwsbrief versturen is tegenwoordig niet zonder consequenties als deze niet aan de regels voldoet. Een slechte nieuwsbrief of een niet schone verzendlijst kan gevolgen hebben voor de reputatie van onze mailserver en kan zelfs leiden tot een blokkade door één of meerdere mailproviders (b.v. Google of Microsoft), waardoor onze klanten niet meer kunnen mailen naar bepaalde emailadressen.

Wij zullen u in dit document uitleggen waar u rekening mee moet houden bij het versturen van een nieuwsbrief.

Wat is een goede nieuwsbrief

De nieuwsbrief moet in ieder geval genoeg tekst bevatten in verhouding met eventuele afbeeldingen (2/3 tekst en 1/3 afbeelding). Een afbeelding en 1 regeltje tekst is dus geen goede nieuwsbrief. De grootte van het bericht moet het liefst minimaal 3 kB zijn. Dit is lastig in te schatten, maar uw eigen mailprogramma kan hierbij helpen door de nieuwsbrief als test naar uzelf te sturen en in het mailprogramma de eigenschappen van de mail op te vragen.
Daarnaast moeten contactgegevens van de afzender vermeld worden en er moet een afmeldlink aanwezig zijn, zodat de ontvanger zich altijd kan uitschrijven.
Stuur ook liever geen bijlage mee met een nieuwsbrief, omdat dit ook vaak wordt gebruikt door spammers/scammers om virussen te verspreiden. Nieuwsbrieven met een bijlage lopen daardoor een groter risico om in de SPAM te belanden.

Uw nieuwsbrief laten testen

U kunt een gemaakte nieuwsbrief eerst testen voordat u deze gaat versturen naar een mailinglijst. Hiervoor gaat u naar de website www.mail-tester.com. Hier ziet u een e-mailadres welke u kunt kopiëren. Laat deze website wel open staan als u terug gaat naar ons programma. Het gekopieerde e-mailadres kunt u vervolgens plakken in het veld “eigen selectie” bij het versturen van de mailing. Stel ook de mailinglijst in op “0. Eigen selectie” als dit niet het geval is.
Nadat het verzenden van de mailing is geslaagd, gaat u terug naar de website van mail-tester.com en klikt u op “Check vervolgens je score”. De nieuwsbrief wordt op diverse punten gecontroleerd en krijgt vervolgens een cijfer. Als er punten verbeterd kunnen worden, dan kunt u dit in uw bericht aanpassen. U kunt het test emailadres maximaal 3x per dag (her)gebruiken.

Alleen versturen naar adressen met toestemming

Stuur de nieuwsbrief alleen naar relaties die hier toestemming voor hebben gegeven. Tijdens het boeken kan men aangeven om de nieuwsbrief te ontvangen. Dit mag niet automatisch aan staan, dus de boeker moet zelf deze keus maken. Als de boeker dit niet heeft aangevinkt, moet u deze keuze respecteren. De relatie krijgt een vinkje dat het emailadres gebruikt mag worden voor de mailing. Voert u zelf een relatie in via het interne systeem, dan moet u dit ook zelf aanvinken. Dit wordt overigens vaak vergeten.

Is de nieuwsbrief gericht aan boekers die afgelopen jaar zijn geweest of die nog moeten komen, dan kunnen we op basis van de boekingen een lijst maken. Hierbij hoeft niet perse de toestemming voor de nieuwsbrief aan te staan, omdat u de boekers van afgelopen jaar bijvoorbeeld wilt bedanken of de nog komende boekers op iets nieuws wilt attenderen.

Het is ook mogelijk om samen met ons te kijken of we een selectie van klanten kunnen maken die bijvoorbeeld afgelopen jaar hebben geboekt en niet zijn ingeschreven voor mailingen. Deze klanten kunnen we dan een eenmalige mail sturen met de vraag of ze in de toekomst uw nieuwsbrief willen ontvangen. Op deze manier kunt u uw mailinglijst misschien iets vergroten.

Een schone verzendlijst

Uiteraard moeten alle emailadressen in de verzendlijst correct zijn. Over het algemeen zijn de emailadressen van online boekingen wel correct, anders zou de boeker geen bevestiging en verdere berichten ontvangen. Bij zelf ingevoerde relaties kan wel eens iets misgaan. Dit zijn dan voornamelijk typefouten.

Verwijder de emailadressen die als niet afgeleverd teruggekomen in uw mailbox. Na het versturen van een nieuwsbrief krijgt u vrijwel altijd wel enkele mailtjes van onze mailserver met meldingen als “undelivered”, “user unknown”, “mailbox full”, etc. Deze emailadressen moeten voor een volgende nieuwsbrief uitgeschakeld worden voor mailingen. U zoekt de relatie op via het emailadres en zet het vinkje uit bij “mag gebruikt worden voor mailingen”. Ook kunt u via de afmeldlink het emailadres invullen en op afmelden klikken. Als het een typefout betreft, bijvoorbeeld gmal.com in plaats van gmail.com, dan kunt u dat uiteraard bij de relatie corrigeren en het adres gewoon op de verzendlijst houden.

Als een nieuwsbrief steeds opnieuw naar een fout of niet meer bestaand emailadres wordt verstuurd, kan de mailprovider dit afstraffen en de boel blokkeren. Er zijn zelfs zogenaamde TRAP emailadressen (valstrik) die mailproviders gebruiken om te controleren of de verzender van de nieuwsbrief zijn verzendlijst wel up-to-date houdt. Dit zijn vaak emailadressen die al een paar jaar niet meer actief zijn en die vervolgens worden ingezet als valstrik. Als een nieuwsbrief herhaaldelijk naar 1 of meer van deze adressen gestuurd wordt, dan volgt vrijwel altijd een (tijdelijke) blokkade van de mailserver.

Het is dus heel belangrijk om uw verzendlijst vooraf goed te controleren en foute emailadressen zo snel mogelijk uit uw systeem te verwijderen.

Versturen in delen

U kunt het beste een mailing in delen versturen. Hiermee bedoelen we bijvoorbeeld mailinglijsten per taal en dus niet 1 verzendlijst met alle adressen op 1 hoop.