Berichten en documenten (Beheer stukken)
Gedurende de workflow van het boekingsproces worden er berichten en documenten gemaakt, verzonden of uitgereikt. Berichten zijn mededelingen aan relaties en onderdeel van de workflow, d.w.z. gekoppeld aan specifieke momenten/acties in die workflow. In TP Contract betekent die koppeling dat er als gevolg van uw acties automatisch berichten per e-mail worden verstuurd; als er voor verzending per post is gekozen kunnen de berichten worden geprint. Documenten zijn bewijsstukken inzake de overeenkomst, die wel op naam staan maar toch geen bericht zijn; ze worden in de regel als bijlage bij een bericht verzonden (per e-mail of per post) of rechtstreeks aan de klant overhandigd. Het gaat hier om het contract, de factuur en de kwitantie (eigenlijk een factuur die door betaling en ondertekening in een kwitantie wordt veranderd). Documenten zijn bewijsstukken en moeten dus, hoewel ze op bepaalde momenten in de workflow als bijlage worden verzonden of overhandigd, altijd beschikbaar zijn. U kunt ze dus niet rechtstreeks aan acties koppelen en automatisch verzenden; alleen indirect door ze als bijlage aan een bericht te hechten.
Dan hebben we de V&A-lijsten en de adresstickers. Ze zijn niet voor de klanten bestemd en ook niet echt noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, maar voor uw eigen gemak. Ook deze gebruik je meestal op bepaalde momenten in de workflow, maar je kunt ze te allen tijde oproepen en uitprinten. De lijsten en de stickers en eventueel andere door ons of u te maken stukken zijn vrije stukken. De kern van de definitie is dat ze niet als berichten aan de automatische workflow gekoppeld kunnen worden en dat het ook geen documenten zijn. Let op! U kunt hier best een brief of een –email aanmaken, maar niet koppelen – en dus is het in onze terminologie geen bericht.
Dan nu het Beheer. Het principe van TP Contract is dat berichten, documenten en vrije stukken in vergaande mate door de klanten zelf beheerd kunnen worden.
U bereikt de beheertools via Instellingen > Beheer stukken in het boekingssysteem.
Berichten. Deze worden door TransPontes in de workflow geplaatst; dat kunt u dus niet zelf doen, want dan wordt de workflow vast en zeker verstoord. De namen van deze berichten in het uitrolmenu achter Bericht worden dus ook door TransPontes geplaatst. U kunt wél:
- de berichten koppelen aan en ontkoppelen van de automatische workflow: als u een bericht al of niet noodzakelijk vindt
- de tekst redigeren en de lay-out veranderen
- de variabelen aan- en uitzetten.
De velden zelf zijn uiteraard beschermd; het zijn niet-bewerkbare plaatjes. Hier komen we zo meteen op terug.
Wilt u met de berichten aan de slag, klik dan op Instellingen > Beheer Stukken > Beheren Berichten.
Documenten kunnen evenmin door u worden aangemaakt; dat doet TransPontes – het gaat immers steeds om noodzakelijke documenten. Ze kunnen ook niet worden gekoppeld omdat ze alleen als bijlage kunnen worden gestuurd. U kunt dus niet zoals bij Berichten “Actief” aanvinken. U kunt wel de tekst en de lay-out redigeren en de variabelen aan- en uitzetten.
Wilt u met de documenten aan de slag, klik dan op Instellingen > Beheer Stukken > Beheren Documenten.
Vrije stukken kunt u wél zelf aanmaken, al streeft TransPontes ernaar sneller dan u te denken en het stuk dat u nodig hebt aan te bieden. U kunt ze dus ook redigeren en de variabelen aan- en uitzetten.
Wilt u met de berichten aan de slag, klik dan op Instellingen > Beheer Stukken > Beheren Vrije stukken.
Berichten, documenten en vrije stukken worden eenmalig als formulieren aangemaakt in een sjabloon/template. De specifieke gegevens (NAW, huurobject, periode, prijs enz.) worden door TP Contract aan het systeem toegevoegd, zodat er unieke stukken ontstaan. In een aantal gevallen is het bovendien mogelijk vrije tekst toe te voegen, zodat u het bericht ook nog een persoonlijke tint kunt geven.
Als u buitenlandse klanten hebt is het logisch dat er ook documenten in andere talen onder Documentbeheer worden geplaatst. TP Contract biedt standaard mogelijkheden voor Engelse en Duitse documenten, maar als u het wenst zijn natuurlijk ook meer talen mogelijk.
Na het openen van Beheren Berichten ziet u:
Bovenin ziet u de Taal: Nederlands, Duits en Engels zijn ingesteld, d.w.z. dat in die talen berichten en documenten kunnen worden aangemaakt. TransPontes kan desgewenst andere talen toevoegen. Daaronder staat achter Berichten een uitklapmenu waarin alle gemaakte documenten en berichten in de betreffende taal staan weergegeven.
Veranderingen in deze lijst moeten zoals gezegd door TransPontes worden ingebracht. Er zijn drie soorten berichten: een bericht dat uitsluitend bij de boeker op het scherm verschijnt, berichten die per mail worden verzonden en berichten die moeten worden geprint omdat ze per post worden verzonden. Als u één van deze berichten aanklikt verschijnt het onderaan in de Editor. U kunt daar het bericht redigeren of de lay-out wijzigen.
Achter Onderwerp kunt u het bericht/document een titel geven t.b.v. de uitgaande email (dat is dus wat de geadresseerde als eerste ziet – daarom zorgvuldig zijn! Voor papieren post hoeft u het dus niet te gebruiken), via Actief kunt u aangeven of het bericht/document automatisch aan de workflow gekoppeld moet worden (aan te bevelen). Achter Bijlage vindt u in ieder geval de Documenten (zie hierna) die u als bijlage kunt meesturen met een bericht; u kunt er zelf documenten of stukken aan toevoegen (via Bladeren zoeken en via Opslaan vastleggen). Inventarislijsten bijvoorbeeld, die u wel elders als PDF-document op uw computer hebt staan.
Achter Variabelen kunt u aangeven welke variabelen in het Bericht/Document moeten worden opgenomen. De lijst is in door TransPontes zo volledig mogelijk vastgesteld en de gewenste variabelen zijn in de berichten en documenten aangebracht. U kunt later variabelen in een bericht/document toevoegen. Ga dan met de muis op de plaats in het bericht/document staan waar u de nieuwe variabele wilt hebben, ga naar de lijst, klik de gewenste variabele aan en klik op Invoegen. Klaar is Kees!
U kunt uiteraard ook variabelen in het document verwijderen, gewoon via Delete.
Bent u tenslotte klaar met de wijziging, dan klikt u links onderin op Opslaan en het bericht/document is geactualiseerd.
Na het openen van Beheren Documenten ziet u:
Bovenin ziet u weer de mogelijke taalversies. Daaronder achter Documenten het uitklapmenu met de door TransPontes ingebrachte documenten.
Vervolgens de variabelen (zie de beschrijving hierboven onder Beheren Berichten). Onderwerp, Actief en Bijlagen ontbreken hier: het document kan niet zelfstandig per email worden verzonden en dus niet gekoppeld worden, want het is zelf een bijlage.
Via Beheren Vrije Stukken ziet u:
Hier ziet u weer het Onderwerp. Als het om een e-mailschrijven (geen bericht in onze terminologie!) gaat verschijnt dat wat u hier vermeldt als titel van de e-mail.
Maar ook als het niet om een e-mail gaat moet u het veld invullen, want u kunt i.i.t. Berichten en Documenten een vrij stuk zelf maken. U klikt het menu achter Vrij stuk open en klikt op Nieuw bericht. U maakt dat met de Editor en vult ook het veld achter Onderwerp in – dat wordt dan namelijk de titel van het stuk. Ook bij een vrij stuk kunt u een Bijlage voegen.
De buttons Mailen en Afdrukken
De berichten vindt u óók achter de buttons Mailen/Afdrukken in het contractformulier; u kunt ze hier nogmaals versturen of printen, mochten ze eerder niet zijn aangekomen (wel goed opletten dat u het juiste bericht verstuurt, want de workflow ondersteunt u nu niet!). Deze buttons geven dus een herhaalmogelijkheid. Ze verschijnen automatisch in de lijst als ze (deels) gevuld zijn.
NB eventuele niet-actieve (dus niet aan de automatische workflow gekoppelde) berichten zijn cursief. Naar onze mening moeten er geen ontkoppelde berichten staan, want de kracht van TP Contract is nu juist het automatisch en op het juiste moment verzenden van berichten. Als u toch wilt ontkoppelen, dan kunt u dat doen, maar het lijkt ons niet verstandig en fouten zijn dan ook voor uw eigen rekening. Een goede reden zou kunnen zijn dat u het standaardbericht wilt personaliseren (d.w.z. niet in de adressering en de aanhef en de velden, want dat gebeurt al, maar de tekst). Dan is er niet zozeer een ontkoppeling, maar een ad hoc-bewerking waarna u het bericht kunt mailen of per post verzenden.
Documenten kun je i.t.t. berichten niet personaliseren, want ze zijn niet aan iemand gericht. Vrije stukken zouden wel gepersonaliseerd of anderszins ad hoc bewerkt kunnen worden.