Vertrek- en aankomstlijsten

Via het onderdeel “Vertrek- en aankomstlijst” kunnen lijsten worden getoond en geprint  van de vertrekkers en terugkomers in een bepaalde periode. De lijsten zijn op maat in te stellen in overleg met TransPontes. Klik op Vertrek- en aankomstlijst in het menu van TP Contract. Een overzicht van de huidige week verschijnt (de lijst staat automatisch op de huidige week; als u vanuit het contractformulier komt wordt de contractperiode geopend). U kunt uiteraard ook een ander weeknummer kiezen.
In de Vertrek- & Aankomstlijsten heeft rood worden van de statusregels geen functie: de datum van vertrek en aankomst is immers de basis, dus wordt het meteen duidelijk wanneer een klant niet op komt dagen en dus de “termijn” wordt overschreden.

A: Lijst kiezen

Tussen haakjes staat het aantal vertrekkende klanten (bijv. v:3) en het aantal terugkomende klanten (bijv. a:2). Als u in de juiste week zit klikt u op “Vernieuwen”. De beide lijsten worden nu getoond, eerst de Vertrekken en daaronder de Aankomsten. Op de statusregels ziet u per regel de informatie van de gasten; is het bedrag rood, dan moet er nog betaald worden. Om de rest van de informatie te tonen, klikt u op de regel. Het contract met de bijhorende statussen en informatie zal worden geopend en u kunt de financiële verplichtingen afronden via Status contract (Bij Afvaart); de klant is dan a.h.w. ingecheckt.
U kunt de vertreklijst uitprinten (de layout wordt met u van te voren bepaald) via de knop Bekijken. De vertreklijst verschijnt nu op het beeldscherm. Via een knop rechtsboven kunt kunt u deze lijst afdrukken. 

Het is handig om kort voor (bijvoorbeeld de dag voor) een afvaartdatum twee soorten “papier” uit te draaien: facturen/kwitanties en havenlijsten. Dat doet u door de datum aan te klikken en vervolgens voor de facturen/kwitanties op de button Facturen in de Vertreklijst te klikken en voor de havenlijsten op Havenlijst. Dan rollen (na het commando Printen gegeven te hebben) alle facturen/kwitanties van de vertrekkers op die dag resp. de havenlijst met de vertrekkers van die dag uit de printer. De kwitanties zijn Documenten in onze terminologie en de havenlijsten zijn Vrije Stukken in onze terminologie. U kunt zelf de inhoud en de lay-out bepalen.
Voor de aankomstlijsten geldt hetzelfde.

B: Kwitanties opmaken en afdrukken
Met de knop Afdrukken drukt u alle kwitanties met de betaalgegevens en de nog openstaande posten af; u kunt de betaling zo direct afhandelen en later in TP Contract inbrengen.
NB. De feitelijke levering van het huurobject (de leveringskant van het contract) gebeurt op papier. Misschien dat u de huurder voor accoord met de oplevering (inspectie, inventarislijsten e.d.) laat tekenen, misschien ook niet. Hoe dan ook, de levering hoeft niet in de workflow van de boekingsmodule te worden opgenomen; dat de levering heeft plaatsgevonden blijkt uit de betaalgegevens bij het vertrek. En mocht er toch een probleem bij de levering ontstaan, dan zijn de bestaande instrumenten (annulering, kortingen via Bewerken contract enz.) voldoende voor de afhandeling. Voor de workflow is de aankomst pas weer van belang.
Wat u natuurlijk wél kunt doen is een vrij stuk maken: een leveringsdocument, misschien deels in de vorm van een inventarislijst, waarop de relevante gegevens van het contract door TP Contract worden ingevuld en dat door de klant moet worden getekend.

De workflow blijft voortgaan via Status contract op het contractformulier. De V&A-lijsten en de bijbehorende documenten zijn alleen “papier” en geen softwareprogrammatuur, ook niet gedeeltelijk.

Afgehandelde vertrekken en aankomsten
Als een klant zich meldt voor vertrek pakt u de eerder via de Vertreklijst uitgeprinte factuur/kwitantie, hij betaalt wij hij nog moet betalen en daarmee checkt u hem in via Status contract (Bij Afvaart). Als hij is ingecheckt verdwijnt hij uit de Vertreklijst, want er hoeft niks meer te gebeuren. Hij staat dan natuurlijk nog wel in de Aankomstlijst. Hij staat uiteraard óók op de havenlijst van die dag, die u net als de facturen/kwitanties eerder hebt uitgeprint.
Via “Afgehandelde vertrekken en aankomsten” kunt u toch zien welke personen op de vertreklijst van die week hebben gestaan en die vertrokken zijn. Dat kan nuttig zijn, bijvoorbeeld omdat u wilt weten welke schepen op het water zijn.
Hetzelfde geldt voor de aankomstlijst. Als u met de gast de laatste formaliteiten hebt  afgehandeld en de resultaten hebt ingebracht via Status contract (Bij terugkomst) is het contract voltooid en verdwijnt het naar het archief onder het kopje Transacties in de relatiekaart bij Relatiebeheer. Maar u kunt achteraf de aankomstlijst nog wel oproepen.

Desgewenst kunt u voor alle weken van het jaar nog de vertrekken en aankomsten nagaan.